Hay una reacción natural cuando algo sale mal en EHSQ.
Ocurre un incidente. Una auditoría detecta una carencia. Un cliente introduce un nuevo requisito. Cambia la normativa.
Añadimos una medida de control.
Y con bastante frecuencia, esa medida viene acompañada de un formulario, una lista de verificación, una aprobación o algún documento adicional.
No hay nada intrínsecamente malo en ello. En muchos casos, es exactamente la respuesta adecuada.
Pero con el tiempo, las organizaciones pueden acumular cientos de formularios, listas de verificación y trámites administrativos.
Y ahí surge una pregunta importante:
¿Siguen todos contribuyendo al control o es el propio volumen de documentación lo que ha empezado a crear una ilusión de control?
Los formularios no son el problema
Seamos claros.
Una buena gestión de PRL requiere documentación.
Los permisos necesitan registros. Las inspecciones necesitan evidencias. Las auditorías necesitan trazabilidad. Los incidentes necesitan investigación. Las acciones correctivas necesitan verificación. La formación necesita registros. Y las contratas necesitan la documentación adecuada.
A veces, además, dejar constancia de que algo ocurrió ya es importante por sí mismo.
Los registros permiten a las organizaciones demostrar el cumplimiento, detectar tendencias, investigar sucesos, ofrecer garantías y entender qué pasó meses, o incluso años, después.
Así que la solución no es eliminar los formularios.
Tampoco lo es dar por hecho que tener menos formularios significa automáticamente más seguridad.
La cuestión es si la administración sigue siendo proporcional al riesgo y a la finalidad que cumple.
Más formularios no significan más control
Aquí es donde la cosa se pone interesante.
Un formulario nuevo puede crear un control adicional. Pero también puede crear duplicación.
Una nueva aprobación puede reforzar la gobernanza. Pero también puede repetir una aprobación que ya existe en otro sitio.
Una lista de comprobación adicional puede recoger información valiosa. Pero también puede preguntar lo que ya se respondió en otro proceso.
Por separado, cada añadido puede ser perfectamente razonable.
En conjunto, pueden generar complejidad.
Y la complejidad tiene consecuencias.
Cuando la administración empieza a competir por la atención
Los profesionales de EHSQ saben mejor que nadie que el tiempo y la atención son recursos limitados.
Si los mandos, los trabajadores, los contratistas y los equipos de seguridad introducen una y otra
vez la misma información, recorren pasos innecesarios o mantienen registros desconectados, ese tiempo tiene que salir de algún sitio.
Eso no significa que la administración sea tiempo perdido.
Ni mucho menos.
Una buena administración forma parte de una buena gobernanza.
La oportunidad está en distinguir la administración que aporta valor de la duplicación, la repetición y el esfuerzo manual innecesario.
Porque no son lo mismo.
La pregunta de fondo es el para qué
Quizá las organizaciones no deberían preguntarse:
“¿Cuántos formularios podemos quitar?”
Sino:
“¿Para qué existe este formulario?”
¿Ayuda a controlar un riesgo?
¿Aporta evidencias necesarias?
¿Sustenta un rastro de auditoría?
¿Cumple un requisito legal o contractual?
¿Aporta información que nos ayuda a detectar tendencias?
¿Desencadena una acción o una decisión?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es sí, es posible que el formulario esté haciendo exactamente lo que debe.
Pero hay otra pregunta que merece la pena hacerse:
¿Podríamos conseguir el mismo resultado con menos duplicación y menos esfuerzo manual?
Ahí es donde la tecnología se vuelve interesante.
Digitalizar cada formulario no es transformación
Cuando una organización implanta software EHSQ, puede surgir la tentación de reproducir todo lo que ya existe.
Veinte formularios en papel se convierten en veinte formularios digitales.
Tres aprobaciones se convierten en tres aprobaciones digitales.
La información que se introducía en varios sitios se sigue introduciendo en varios sitios.
Técnicamente, la organización se ha digitalizado.
Pero ¿ha mejorado el proceso?
Sustituir el papel por formularios digitales no es transformación. Es digitalización.
La transformación digital ofrece la oportunidad de examinar todo el flujo de información.
¿Qué información conocemos ya?
¿Qué se puede reutilizar?
¿Qué se puede automatizar?
¿Qué requiere criterio humano?
¿Dónde es realmente necesaria una aprobación?
¿Qué hay que registrar a efectos de gobernanza?
¿Y qué debería ocurrir cuando algo se sale del estándar esperado?
Esa es una conversación mucho más valiosa que limitarse a preguntar con qué rapidez puede alguien rellenar un formulario.
La información conectada cambia las reglas del juego
Aquí es donde una plataforma EHSQ conectada puede aportar un valor enorme.
Si la información de la contrata ya existe, ¿por qué volver a pedirla una y otra vez?
Si los registros de formación y competencia ya están disponibles, ¿por qué verificarlos a mano en otro proceso desconectado, cuando procede hacerlo?
Si una inspección detecta un problema, ¿por qué crear manualmente la acción correctiva en otro sitio?
Y si esa acción correctiva se completa, ¿por qué las evidencias y la verificación no forman parte del mismo flujo de información?
El formulario sigue existiendo donde hace falta.
La gobernanza sigue existiendo.
El rastro de auditoría sigue existiendo.
Lo que desaparece es la duplicación innecesaria que lo rodea.
Es una distinción importante.
El objetivo no es tener menos formularios
En dulann no creemos que el éxito deba medirse por cuántos formularios elimina una organización.
Hay organizaciones que necesitan de verdad una documentación compleja porque gestionan riesgos complejos.
El objetivo debería ser asegurarse de que la información que se recoge tiene un propósito y de que el proceso que la rodea es lo más eficaz posible.
Eso significa mantener los controles necesarios y, a la vez, eliminar la duplicación evitable, conectar la información y automatizar las tareas administrativas que lo permitan.
Los buenos sistemas EHSQ no eliminan la administración. Eliminan la duplicación, la repetición y las tareas manuales innecesarias.
Encontrar el equilibrio
Demasiada poca documentación puede debilitar la gobernanza.
Demasiada documentación mal diseñada puede generar complejidad, reducir la implicación y consumir un tiempo valioso.
La respuesta está en algún punto intermedio.
La información adecuada, recogida en el momento adecuado, por el motivo adecuado y con la acción adecuada a continuación.
No se trata de hacer la seguridad más fácil por hacerla más fácil.
Se trata de asegurarse de que el esfuerzo que las personas dedican a la administración de PRL contribuye de verdad a los objetivos de la organización.
Porque el número de formularios que has completado te dice algo.
Pero, por sí solo, no te dice lo bien que se está gestionando el riesgo.
Pregunta para responsables de EHSQ: ¿cuándo fue la última vez que revisaste tus formularios y flujos de trabajo, no para reducir su número, sino para comprobar si cada uno sigue cumpliendo la finalidad para la que se diseñó?
En dulann, creemos que la tecnología debería respaldar una buena gobernanza, no limitarse a digitalizar la administración. Nuestro enfoque es conectar la información, automatizar los procesos que lo permiten y reducir la duplicación innecesaria, preservando los controles, las evidencias y el criterio profesional que exige una gestión EHSQ eficaz.
